序
こんにちは、新規事業開発室の渡辺（@k6nta）です。女性向けアプリ「ルクラ」の事業責任者をやっています。Gunosy Tech Blogでは主に開発に関する記事を出していますが、この記事では私が普段実践している「タスク消化のコツ」に関して紹介したいと思います。また、この記事ではチーム単位のタスク消化ではなく、個人のタスク消化にフォーカスを当てた内容となっております。
皆さんは普段どのようにタスク管理を行っていますか？自分のタスクを適切に優先付し、スケジューリングを行い実行していく作業は、組織・チームの中で働く際にはとても重要だと思います。タスク管理ができておらず、何かのタスクが期限までに完了できていなかったり、共有が遅れたりした場合、その後の作業者全員の作業が遅れるため、チーム全体の作業効率は低下してしまいます。逆に個人のタスク消化効率を高めることで、同じタスク量をこなした場合でも、チーム全体のアウトプットを高めることができます。そこで今回はチームで開発を行っている人向けに、組織全体の作業効率を高めるために私が意識して実行しているコツを紹介したいと思います。
ツールについて
まず最初にタスク管理を行うツールについてですが、どのツールが適切かはその人の業務内容によって異なると思いますし、自分に合う気に入ったツールを利用するのが良いと思います。自分の周りではEvernoteやTrello、Todoist、Google Keepを使っている人が多くいる印象です。私もいくつかのツールを試してきましたが、現在はGoogle Docsを使用しています。またGoogle Calendarも補助的に使用しています。
タスク消化のコツ
この章では具体的なコツを紹介していきたいと思います。
（１）日別にタスクを整理する
まず最初にタスクを実行する日別に分類しています。日別にタスクをまとめることで、その日に行うべきタスクが何かを明確にできます。またタスクの量が多いと思考が分散して集中できないことがあると思いますが、「優先度は高いが他の人の作業やレビュー待ちで今日取りかかれないタスク」などをを翌日のタスクリストに入れることで、その日の意識からはずすことができ集中力をあげることができます。さらに誰かにタスクを依頼する場合、そのタスクの期限日に「確認を行う」というタスクを追加することで、重要な依頼タスクの確認漏れを防ぐことができます。
（２）グルーピングと優先度付を行う
解決すべき課題が共通していたり似ているタスクをまとめます。まとめて整理することで、実行するアクションを減らせたり、連続して実行することで消化効率をあげることができます。ある程度タスクをまとめてから、期限が決まっていないタスクに関して期限設定を行い、タスク消化の優先度を決めます。この段階でその日何が完了するか・完了しない可能性があるか決まるため集中して行います。
（３）依頼事項・共有事項は優先して行う
誰かに依頼しないと始まらないタスクや、一連のタスクで自分のタスクの完了を待って他の人が作業を行う場合、その共有を行わない限りタスクは完全にストップしてしまいます。このため、誰かに依頼したり、共有したりすることは最優先で高速に実行していきます。また、早めに共有を行うことで、共有された側も早い段階でスケジュールを切れます。 タスクの依頼時は依頼された側が優先度をつけれるように期限を必ず設定します。
（４）期日に間に合わない場合早めに共有を行う
誰かに依頼されていて期限が決まっているタスクやチームで期限設定をしているタスクで、期限までに完了できない見込みが出てきた場合なるべく早いタイミングで共有します。早めに共有することで、依頼者がサポートしたり、別のやり方で解決に動いたり、スケジュールの見直しを行えるため、期限日に完了できないことがわかるよりその後の対応方法を良くすることができます。開発タスクであれば、余裕のあるチームメンバーにタスクを振り分けたりすることができます。
（５）カレンダーに作業時間を登録する
決定した優先度に応じて作業時間をGoogle Calendarに登録していきます。全てのタスクに関して登録するとキリがないため、ある程度の単位でまとめて入力しています。これを行うことで、その日の途中で自分のタスクの進捗具合を把握することができ、リスケジューリングがしやすくなります。また、ある程度の区切りで進捗を把握することで集中力をあげることができます。Google Calendarでは他の人が差し込みのMTGなどを入れれるように「予定なし」設定で登録を行います。
（６）夜と朝にタスクの整理を行う
１日の最後の作業として、次の日のタスク整理を行います。タスク整理で一定の集中力を使うため、前日にやっておくことで1日の作業をスムーズに開始できますし、朝一番のタスクの依頼や共有が遅れることもなくなります。 また、朝一で前日に整理したタスクの確認を行います。その日のスケジュールとセットで頭に入れる事で1日の流れを想定し集中力を高めることができます。
まとめ
以上がタスク消化のコツとなります。全て特別なことではないのですが、やるかやらないかで生産性が変わってくるのではないかと思います。他にもよい方法はたくさんあると思いますし、自分に合うやりかたは人それぞれだと思いますが、タスク処理に課題を感じている方の参考になればと思います。
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